天津光標(biāo)科技有限公司：為什么我們總是陷入無(wú)效的加班與忙碌？
與其一個(gè)小時(shí)做兩個(gè)小時(shí)的事，不如去“創(chuàng)造時(shí)間”。
《稀缺》一書中一個(gè)真實(shí)的案例。某醫(yī)療中心，管理層請(qǐng)來(lái)了一位資深醫(yī)院管理顧問(wèn)，希望他能解決長(zhǎng)期困擾醫(yī)院的一個(gè)問(wèn)題——醫(yī)生因?yàn)槭中g(shù)太多、疲勞作業(yè)帶來(lái)的工作效率低下和由此產(chǎn)生的各種負(fù)面情緒。管理顧問(wèn)在調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，這個(gè)醫(yī)院一共有32間手術(shù)室，每年要進(jìn)行3萬(wàn)多臺(tái)手術(shù)，本來(lái)就很緊張了，還有不少臨時(shí)安排的急診手術(shù)，一旦插進(jìn)來(lái)，所有安排好的手術(shù)全部順延，所以手術(shù)室外永遠(yuǎn)是等待做手術(shù)的醫(yī)生和患者。管理顧問(wèn)微微一笑，大筆一揮，寫下了他的解決方案，核心就是一點(diǎn)：空出部分手術(shù)室，不安排任何預(yù)約的手術(shù)，專門做急診。聽到了這個(gè)解決方案，管理層都憤怒了！急診可不是常常有的，本來(lái)就要打架才能搶到的手術(shù)室，居然還要白白浪費(fèi)？不過(guò)當(dāng)醫(yī)生們聽到這個(gè)“藥方”時(shí)，卻露出了“正合我意”的神秘微笑，這又是為什么呢？醫(yī)院的問(wèn)題是手術(shù)室不夠用，但如果你仔細(xì)去分析管理者日程表的完成情況，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，其中大部分常規(guī)工作都是按計(jì)劃進(jìn)行的，只是每天都有突發(fā)情況，讓你不得不打亂日程，導(dǎo)致日程表上的會(huì)議、匯報(bào)一個(gè)個(gè)被順延。這跟醫(yī)院的情況一樣：手術(shù)室的手術(shù)計(jì)劃被急診打亂，導(dǎo)致醫(yī)生把大量的加班時(shí)間花在等待手術(shù)，而不是手術(shù)本身。
回到醫(yī)院的案例，表面上，這個(gè)建議降低了手術(shù)室的使用效率。因?yàn)榧痹\手術(shù)的出現(xiàn)時(shí)間是不確定的，專門開辟的急診手術(shù)室，一定會(huì)出現(xiàn)某段時(shí)間空置的情況。但急診手術(shù)和預(yù)約手術(shù)是兩種不同工作流程的工作。前者要求醫(yī)生隨時(shí)上崗，后者要求醫(yī)生做好充足的準(zhǔn)備。兩種手術(shù)流程混在一起的結(jié)果，就是讓醫(yī)生隨時(shí)處于“高度警備又無(wú)所事事”的狀態(tài)，成了“做手術(shù)的機(jī)器”，喪失了對(duì)工作的控制權(quán)。所以，“空出部分手術(shù)室”，對(duì)于醫(yī)生的工作效率而言，卻是提升的。他們預(yù)定的手術(shù)時(shí)間，不再被推延，那種加班等上好幾個(gè)小時(shí)去做僅有一個(gè)小時(shí)的手術(shù)的情況，就不會(huì)再出現(xiàn)了。這個(gè)解決方案的實(shí)質(zhì)是不讓突發(fā)事件影響醫(yī)生的正常工作，讓醫(yī)生從“手術(shù)時(shí)間不確定的焦慮”中解脫出來(lái)，他們“對(duì)工作的控制感”得到了尊重。
“對(duì)工作的控制感”無(wú)關(guān)薪水，無(wú)關(guān)權(quán)力，它首先是一種安全感——明確知道還有哪些工作；其次是一種歸屬感——我的工作我做主；最后還是一種成就感——是我親手完成了這項(xiàng)工作。
然而，尊重下屬“對(duì)工作的控制感”，是大部分管理者相當(dāng)忽視的問(wèn)題。連工作時(shí)間都無(wú)法控制，哪里有什么“對(duì)工作的控制感”？這些行為的結(jié)果就是讓員工的工作喪失安全感、歸屬感、成就感。從這個(gè)故事來(lái)看，我們是不是可以認(rèn)為：最成功的管理者反而是日程表看起來(lái)最沒有效率的人——有著大量的空閑時(shí)間。這些沒有日程安排的時(shí)間，常常用于與下屬、客戶、合作伙伴、同行進(jìn)行看似隨機(jī)而簡(jiǎn)短的閑聊。
為什么相比之下，把日程表塞得滿滿的，反而不是高效的方法呢？實(shí)際上，“忙人”之所以越缺時(shí)間越容易陷入低效的忙碌，也是因?yàn)椤懊θ恕边^(guò)于在意自己的時(shí)間，希望用一個(gè)小時(shí)做兩個(gè)小時(shí)的事，而不是去“創(chuàng)造時(shí)間”。在初進(jìn)職場(chǎng)時(shí)，我們通過(guò)自律、高效地利用時(shí)間，贏得了第一階段的成功。當(dāng)我們進(jìn)入管理者的新角色時(shí)，這種高效反而是一個(gè)陷阱，讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)陷入無(wú)效的加班與忙碌。不如嘗試讓日程表多一些空閑時(shí)間，去做那些重要但不緊急的事情，培養(yǎng)更長(zhǎng)遠(yuǎn)更全局的思維狀態(tài)，這才是一個(gè)真正成功的管理者應(yīng)該去思考的問(wèn)題。
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